Tato kapitola je věnována analýze aplikace informačních a komunikačních technologií v cestovním ruchu podle subjektů cestovního ruchu, kam lze zařadit především cestovní kanceláře a agentury, ubytovací a stravovací zařízení, dopravní společnosti a turistická informační centra.

Využívání informačních a komunikačních technologií je pro cestovní kanceláře a agentury nespornou výhodu. Informační a komunikační technologie se stávají jejich marketingovým nástrojem, který zahrnuje reklamu – prezentaci nabízených služeb (produktů) a zároveň je jedním z distribučních kanálů. Další výhodou ICT je snadný přístup k informacím navíc s nízkými náklady. Ekonomický přínos ICT, resp. snížení nákladů firmě, souvisí s přímým přístupem samotných zákazníků k nabízeným službám bez jakéhokoli zprostředkovatele.

Cestovní kanceláře a agentury tak využívají především informačních a rezervačních systémů, a to jak na lokální tak i na nelokální úrovni, které zrychlují a zpřesňují odbavení zákazníka, zlepšují image spolehlivosti cestovní kanceláře či agentury, umožňují provádět rezervace on-line, vyhledání služeb pro sestavení standardního zájezdu (package) nebo sestavení zájezdu podle přání zákazníka (tzv. forfaitový zájezd).

Mezi typické aktivity, respektive poskytované služby, cestovní kanceláře, podporované nejen informační technologií, ale také dalšími informačním médii, patří zejména:

Analýza nabídky na trhu zahrnuje komparaci s konkurencí, která udává přehled nabídky cestovních kanceláří a agentur na www stránkách, tj. porovnání produktů, způsobu nabídky apod. Dalším krokem analýzy je vyhledání zajímavých zájezdů a služeb nabízených ve světě (zájezdy zaměřené na ekoturistiku, programované zájezdy, all inclusive zájezdy aj.).

Analýza poptávky na trhu je zaměřena na analýzu úspěšnosti jiných cestovních kanceláří podle jednotlivých destinací, na analýzu výdajů, na analýzu prodeje podle věkových kategorií atd. Součástí analýzy poptávky trhuj je i vyhledání studií a průzkumů o poptávce, a to pomocí www stránek, on-line časopisů, informací centrál cestovního ruchu aj.

Vyhodnocení uplynulé sezóny sleduje úspěšnost prodeje dané cestovní kanceláře podle jednotlivých destinací, typů produktů či podle věkových kategorií atd. Nedílnou součástí je i analýza výdajů cestovní kanceláře.

Pravidelnou činností, kterou cestovní kanceláře provádějí, je aktualizace přehledu dodavatelů služeb a jejich pravidelné kontaktování. K vyhledání kontaktů se nejčastěji používají www stránky, resp. lokální informační systémy s přehledem cestovních kanceláří, hotelů atd. Dodavatelé se kontaktují především pomocí elektronické pošty, tj. e-mailu.

Při sestavování a podepisování smluv využívají cestovní kanceláře předem vytvořené formuláře a různých programů na úpravu těchto dokumentů. Výměna smluv probíhá pomocí e-mailu, pomocí kterého také probíhá komunikace mezi smluvními partnery.

Pro výpočet ceny produktu, který je tvořen kombinací jednotlivých služeb se využívají tabulkové procesory či specializované programy (softwary).

Prezentace cestovní kanceláře a jejích produktů může mít různé formy a zahrnuje určité kroky její samotné realizace. Prvně může probíhat prezentace na www stránkách v podobě katalogu či umístěním zájezdů do databáze. Další formou propagace je tištěná nabídka zájezdů v katalogu či na plakátu (letáku), k čemuž se využijí nejčastěji textové editory. V případě grafické nabídky zájezdů se využívají prezentační grafiky či multimediální prezentace na CD ROM a DVD.

Odbavení klientů zahrnuje tři oblasti, a to rezervaci zájezdů a služeb pomocí rezervačních systémů, vlastní prodej, se kterým je spojena četná agenda (evidence klienta – databáze, platební styk apod.), a vybavení klienta doklady a informacemi (tj. komunikace s klientem).

Turistické informační centrum (TIC) nabízí vlastní integrované zdroje informací (znalosti pracovníků TIC, tištěné informace, dlouhodobě zpracovávané databáze) a přístupové cesty ke vzdáleným zdrojům (zejména na Internetu). Turistické informační centrum má nezastupitelnou roli, jelikož svojí činnosti (sběr, třídění a poskytování přesných a aktuálních informací či zprostředkováváním služeb a shromažďováním informaci) se významně podílejí na rozhodování organizace cestovního ruchu (destinačního managementu) o rozvoji cestovního ruchu na úrovni destinace.

TIC nabízí prvotní informace návštěvníkům regionu a současně prezentuje nejen daný region, ale i další pro návštěvníky atraktivní oblasti daného stát. TIC tedy tvoří servis cestovního ruchu a poskytuje návštěvníkovi informace, ze kterých si nejen utváří prvotní dojem o daném regionu, ale také na jejich základě vyhledává o regionu atraktivity a služby.

Mezi základní úkoly TIC patří tedy získávání, vyhodnocování a poskytování ověřených informací z oblasti cestovního ruchu. Cílem jeho činnosti je zpřístupnění a rychlé zprostředkování různých turistických a odborných informací – regionálních, společenských, kulturních, historických, bibliografických, ekologických, odborných, legislativních, obchodních a jiných – příslušným uživatelům, přičemž běžné informace pro návštěvníka a příchozí (tedy i pro samotné obyvatele) jsou poskytovány bezplatně.

Turistická informační centra v ČR se v současné době potýkají s řadou problému, k nimž patří velká různorodost zřizovatelů a tím i statutů a způsobů financování a řízení TIC, izolovanost z hlediska možnosti výměny informací, nejednotnost informační základny a s tím související malá softwarová podpora, někdy i nízká úroveň personálu zejména v oblasti znalosti výpočetní techniky a zpracování dat.

Problémem je i nedůvěra k integraci TIC do regionálního nebo celostátního informačního systému, související s negativní zkušeností z minulosti. Vhodná by byla i větší spolupráce TIC s dalšími subjekty cestovního ruchu, zejména v rámci regionu (zprostředkování služeb, podpora pro dlouhodobě udržitelný rozvoj CR).

Různá ubytovací zařízení se od sebe liší velikostí, vybaveností a organizací vnitřní činnosti a optimální využití informačních a komunikačních technologií. Pro velký hotel lze doporučit zavedení komplexního modulárního síťového informačního systému, propojeného na Internet a doplněného o standardní software. Informační systém by mohl volitelně obsahovat následující činnosti:

Tato činnost zahrnuje rezervaci pokojů na přepážce (přehled o obsazenosti, vlastní rezervace a její zrušení), odbavení hosta (evidence připravenosti pokojů k předání, registrace služeb poskytovaných hostovi, vystavení účtu, tisk dokladu o zaplacení, databáze častých hostů a jejich přání), drobný prodej, základní informace o místě pobytu, modul pro rezervace zvnějšku (přístup externích uživatelů po síti – rezervace pokojů), evidence o vstupu na pokoje apod.

V této souvislosti se jedná o stravovací zařízení (tj. restaurace, bar aj.), jež jsou součástí hotelu. Informační systémy týkající se stravovacích zařízení by měly zajišťovat tisk a záznamy objednávek a evidenci vydaných jídel, evidenci tržeb, a to včetně napojení na pokladní systémy, sestavení a tisk jídelního lístku, rozpis spotřeby surovin, vedení skladu potravin a nápojů, sledování a podklady pro hodnocení dodavatelů atd.

Účetnictví je důležitou činnosti pro jakoukoli organizaci, a proto i v případě této aktivity je více než vhodné využití ICT, které by zajišťovali propojení mezi účetním systémem a recepcí, systémem stravovacího zařízení, poskytovateli služeb, provázání systémů z prodejny, provozu hotelu apod.

Řada hotelů zajišťuje také směnárenské služby, v rámci kterých je třeba vést nákup a prodej valut, automatizaci a autorizaci více pokladníků, jmenovitou evidenci pokladních operací, nastavení několika hodnot marže, tisk dokladů atd.

Činnost hotelu si vyžaduje evidenci oprav, evidenci majetku, mezd a personální evidenci, dále pak systém na podporu řízení apod.

Samotný provoz jednotlivých informačních systémů je třeba neustále udržovat, což si vyžaduje údržbu databází, zálohování a obnovu dat, nastavení přístupu uživatelů a jejich autorizaci, antivirovou ochranu atd.

Elektronická kancelář zahrnuje elektronickou poštu, podporu překladů do cizích jazyků a slovníky, databáze kontaktů, prezentace a vytváření nabídky apod.

Informační technologie používané v dopravě podporují uspokojování mnoha potřeb dopravních společností a jejich klientů. Mezi typické poskytované služby dopravců patří:

Poskytování informací o dopravním spojení zahrnuje vyhledání optimálního dopravního spojení jedním nebo kombinací několika druhů dopravních prostředků. K realizaci této služby se využívají lokální databáze, ať už na samostatném počítači nebo lokální sítě, Internet nebo v celosvětovém měřítku globální distribuční systémy.

Služba týkající se rezervace a prodeje dopravních cenin spočívá ve vyhledání optimální dopravní ceniny podle několika kritérií (datum a hodina odjezdu, typ dopravního prostředku, přímá spojení apod.). Následuje volba způsobu platby (v hotovosti, bezhotovostně – převodem) a v posledním kroku pak zavedení (vystavení) elektronické dopravní ceniny. Rezervace a prodej dopravních cenin se uskutečňuje pomocí globálních distribučních systémů či počítačových rezervačních systémů jednotlivých dopravců, nebo internetových informačních systémů a internetových brán do CRS a GDS.

Samotné řízení a zabezpečení dopravy v sobě zahrnuje evidenci dopravců, vytěžování vozidel, zabezpečení letového provozu či železničních tratí, řízení a sledování pohybu dopravních prostředků aj. K zajištění těchto služeb slouží počítačová simulace provozu na letištích a terminálech, třírozměrné sledování (letového) provozu s prevencí kolizních stavů atd.

S řízením a zabezpečováním dopravy je úzce spojena navigace a orientace na dopravních trasách. Obsahem této služby je určení přesné polohy s případným vztahem k dopravní situaci a k dopravním podmínkám (počasí, vytíženost komunikací aj.). Pro zajištění těchto služeb se využívají navigační družicové systémy – GPS, itineráře, výběr a zakreslení nejvhodnější trasy apod.

Mezi další služby dopravců patří evidence (stálých) zákazníků, optimalizace přepravy zavazadel, řízení provozu (na letištích), logistika dopravců aj. Tyto služby jsou podporovány speciálními moduly globální distribučních systémů a specifickým softwarem.

Systém cestovního ruchu je tvořen subjekty – cestovní kanceláře a agentury, turistická informační centra, hotelová a stravovací zařízení a dopravci, kteří poskytují (nabízejí) služby související s cestovním ruchem, a protože jsou tyto služby založeny na informacích a jejich vzájemné výměně. Jsou pro jejich činnost velice nezbytné informační a komunikační technologie, pomocí nichž se snaží poskytovat kvalitní služby zákazníkům a především obstát na poli konkurence.